Aviso de Privacidad Integral

Última actualización: 23 de septiembre de 2026

English Summary — Informational Only

This summary has no legal value. The only official and governing version of this Privacy Notice is the Spanish text below ("Aviso de Privacidad Integral"). This summary is provided solely to make the document easier to read for English-speaking readers; in case of any discrepancy, the Spanish version prevails.

Who we are. Ohmee Technologies S.A.S. ("Ohmee") operates a SaaS product whose AI assistants schedule medical appointments by voice and WhatsApp. Depending on the relationship, Ohmee acts either as a data processor — handling patients' data on behalf and under the instructions of the contracting clinic or physician (the "Client"), who is the legal data controller for patient data — or as a data controller, for the data of its own Clients, of people who contact Ohmee directly, and of visitors to ohmee.io.

What data we process. For patients (on the Client's behalf): identification and contact data (name, phone number), appointment details (specialty, type, date and time, payment method, insurer, location), and the content of communications (WhatsApp messages and transcripts of calls with the phone assistant). Call audio is processed in real time for speech-to-text and is not stored. Because the reason for the visit and the requested medical specialty can reveal or infer a person's health, this includes sensitive health data. For Clients and site visitors: name, email, phone, clinic and billing details, and website navigation data. ohmee.io uses Google Analytics and the Meta Pixel to analyze site traffic; you can disable these from your browser settings. We do not collect patients' payment-card data or full clinical records.

Why we process it. Primary purposes: to schedule, reschedule, cancel and confirm medical appointments; send reminders, waitlist notices and cancellation alerts; handle patient requests through the WhatsApp and voice assistants; and operate, support and secure the service. The AI assistants handle these interactions for administrative and scheduling purposes only — they do not provide medical diagnosis, triage or health advice. An optional secondary purpose (quality improvement of the assistant's models) uses aggregated metrics only and can be opted out of.

Sensitive-data consent. Processing health-related data requires your express consent, collected at first contact: on WhatsApp by replying affirmatively (e.g. "ACEPTO") to the initial validation message, or by verbal acceptance at the start of a call. You may refuse or revoke consent at any time, though doing so prevents automated management of your appointments.

Who we share it with. Ohmee uses technology providers acting as its processors under strict instructions — this is not a transfer under Article 35 of the LFPDPPP. These include Meta Platforms (WhatsApp API), Google LLC (hosting, Calendar, Gemini AI), Vapi / Twilio (telephony and voice-agent, ephemeral audio processing and transcription) and ElevenLabs (voice synthesis). Some of these providers may also process network metadata and telemetry (IP addresses, timestamps, anti-fraud heuristics) as independent controllers to secure and operate their own infrastructure.

Your rights. You may Access, Rectify, Cancel or Object (ARCO rights) and revoke your consent by emailing contact@ohmee.io with your full name and a means of reply, official proof of identity, and a clear description of the right you wish to exercise; the legal response period is 20 business days. To stop automated messages, reply "BAJA" or "STOP" on WhatsApp, ask verbally during a call, or email us. If Ohmee holds your data only as the technology processor of a clinic, your request will be routed to that Client (the legal controller).

Contact. contact@ohmee.io. If you believe your data-protection rights have been infringed, you may contact Mexico's competent data-protection authority.

1. Identidad y domicilio del responsable

Ohmee Technologies S.A.S. (en adelante, "Ohmee"), con domicilio en Calle Tixpehual 18, Colonia Torres de Padierna, C.P. 14209, Alcaldía Tlalpan, Ciudad de México, RFC OTE2604154I5, y correo de contacto contact@ohmee.io, es responsable del tratamiento de sus datos personales en los términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y disposiciones aplicables.

Doble rol de Ohmee (Art. 15 LFPDPPP)

• Como encargado (procesador): Cuando un consultorio o médico ("el Cliente") contrata a Ohmee, Ohmee trata los datos de los pacientes por cuenta y bajo instrucciones del Cliente. En esa relación, el Cliente es el responsable legal de los datos del paciente y Ohmee actúa como su encargado tecnológico.
• Como responsable: Respecto de los datos de sus propios Clientes (médicos que se dan de alta), de las personas que contactan a Ohmee directamente y de quienes visitan ohmee.io.

Este aviso describe ambos supuestos. Cada Cliente (consultorio) debe, además, poner a disposición de sus pacientes su propio aviso de privacidad; Ohmee provee este texto como base técnica de la infraestructura.

2. Datos personales que se tratan

Según el canal de comunicación, Ohmee puede tratar:

De pacientes (por cuenta del Cliente):

• Identificación y contacto: Nombre, número de teléfono (formato E.164).
• Datos de la cita: Especialidad, tipo de cita, fecha y hora, forma de pago, aseguradora, sede.
• Contenido de las comunicaciones: Mensajes de texto que el paciente envía y recibe vía WhatsApp; transcripciones de las llamadas con el asistente telefónico. El audio de la llamada se procesa en tiempo real para su conversión a texto y no se almacena.
• Datos personales sensibles (salud): El motivo general de la consulta y la especialidad médica solicitada pueden revelar o inferir el estado de salud del paciente.

De Clientes (médicos) y visitantes del sitio:

• Nombre, correo electrónico, teléfono, datos del consultorio y de facturación; datos de navegación del sitio.

Nota de alcance: No se solicitan datos de tarjetas de pago del paciente ni expedientes clínicos completos. El producto agenda y comunica citas, no opera como expediente clínico electrónico.

3. Finalidades del tratamiento

Primarias (estrictamente necesarias para el servicio):

• Agendar, reagendar, cancelar y confirmar citas médicas.
• Enviar recordatorios, avisos de lista de espera y notificaciones de cancelación.
• Atender las solicitudes del paciente a través del asistente de WhatsApp y el agente de voz.
• Operar la infraestructura, dar soporte técnico y garantizar la seguridad del servicio.

Nota sobre Inteligencia Artificial: Las interacciones por WhatsApp y voz son gestionadas por sistemas de inteligencia artificial para fines exclusivamente administrativos y de agenda. El asistente no proporciona diagnósticos médicos, triaje, ni asesoría de salud de ningún tipo.

Secundarias (opcionales):

• Mejora continua y control de calidad de los modelos del asistente (utilizando exclusivamente métricas agregadas).

Para oponerse a esta finalidad secundaria sin que afecte su servicio principal, escriba a contact@ohmee.io indicando su número telefónico y nombre.

4. Consentimiento para datos sensibles (salud)

El tratamiento de datos relacionados con la salud requiere su consentimiento expreso (Arts. 7 y 8 de la LFPDPPP). Este consentimiento se recaba mediante medios electrónicos y ópticos en el punto de contacto inicial:

• WhatsApp: Al interactuar voluntariamente con el número del consultorio y emitir una respuesta afirmativa (ej. "ACEPTO") al mensaje inicial de validación.
• Voz: El asistente telefónico informa al inicio de la llamada sobre el tratamiento y solicita la aceptación verbal del titular antes de proceder, la cual queda registrada en la transcripción de la interacción.

El titular puede negar o revocar este consentimiento en cualquier momento. Sin embargo, al ser datos mínimos e indispensables, su negativa imposibilitará la gestión automatizada de sus citas médicas.

5. Transferencias a terceros y uso de encargados

Ohmee comparte datos con proveedores tecnológicos que actúan como nuestros encargados bajo estrictas instrucciones (por ejemplo, para alojamiento en la nube y procesamiento de lenguaje), lo cual no constituye una transferencia en términos del artículo 35 de la LFPDPPP.

Sin embargo, dichos proveedores, como Meta Platforms (WhatsApp) o Google LLC, pueden procesar metadatos y telemetría de red (direcciones IP, marcas de tiempo, heurística antifraude) como responsables independientes para garantizar la seguridad, la prevención de fraude y la operación de su propia infraestructura. Esta transferencia no requiere su consentimiento por ser estrictamente necesaria para el mantenimiento del servicio solicitado y de la relación jurídica, conforme al artículo 36, fracción VII de la LFPDPPP.

6. Medios para limitar el uso o divulgación

Puede solicitar en cualquier momento que su número deje de recibir mensajes automatizados respondiendo con la palabra "BAJA" o "STOP" por WhatsApp, solicitándolo verbalmente durante una llamada con el agente de voz, o escribiendo al correo contact@ohmee.io.

7. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Usted puede Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse (derechos ARCO) al tratamiento de sus datos, así como revocar su consentimiento, enviando una solicitud a contact@ohmee.io que contenga:

1. Nombre completo y medio para recibir respuesta.
2. Documento que acredite su identidad oficial.
3. Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer.

El plazo legal de respuesta es de 20 días hábiles (Art. 31 LFPDPPP). Si los datos los trata Ohmee exclusivamente como encargado tecnológico de un consultorio, su solicitud será canalizada al Cliente (médico) responsable legal, informándole a usted el estatus.

8. Conservación de los datos

Los datos administrativos y las transcripciones se conservan mientras exista la relación comercial con el Cliente y el paciente mantenga actividad en la agenda, bloqueándose posteriormente para su supresión legal. Los fragmentos de audio generados durante las llamadas se procesan de manera efímera para su transcripción y no son objeto de retención o almacenamiento. El registro en texto del consentimiento se conservará como prueba de cumplimiento salvo requerimiento de autoridad competente.

9. Uso de cookies y tecnologías de rastreo

El portal web ohmee.io utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la sesión de los Clientes. Utilizamos Google Analytics (identificador de medición G-71FMR4NWDE) y Meta Pixel para analizar el tráfico web de nuestros visitantes. Puede deshabilitar estas tecnologías desde la configuración de su navegador.

10. Cambios al aviso de privacidad

Las actualizaciones sustanciales a este documento se publicarán en https://ohmee.io/privacidad, indicando la fecha de última modificación. Cuando corresponda legalmente, los cambios se notificarán a los Clientes vía correo electrónico o mediante el canal de WhatsApp utilizado.

11. Autoridad

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir a la autoridad gubernamental competente en materia de transparencia y protección de datos en México.